書類送付のご案内。 求人票送付状の例文・書き方・サンプルとは?スムーズな求人依頼をしよう!

書類送付状・送り状・添え状(書類送付のご案内・案内文)の書き方・例文・文例 書式・様式・フォーマット 雛形(ひな形)・見本・サンプル テンプレート(無料ダウンロード)(ワード Word)(ビジネス文書形式)11(基本)

書類送付のご案内

今回は資料送付・書類送付を行った際の、案内メールについて見ていきます。 案内メールは何かというと「資料・書類を送付したのでご確認ください」という旨のビジネスメールですね。 では、その案内メールを送る目的は何なのでしょうか。 案内メールを送ると不安要素が消えるから 案内メールをなぜ送るかと言えば、簡潔に言うと「不安要素をなくすため」です。 資料・書類を受け取る側は、いつ来るのか分からない状態で待っていますし、場合によっては「本当に届くのかどうか」さえ気にすることもあるでしょう。 それは、大切な資料であればあるほどその傾向が強まるでしょう。 とは言え、電話で連絡してしまっては相手側の都合に配慮が行き届きません。 そのため、いつでも確認可能、かつしっかりと確認できるメールで案内を送れば、相手側は安心するのです。 ビジネスメールに関する基本マナーでもありセールスとしても重要 以上のように、案内メールは、資料や書類を送付した後に「きちんと受取人のもとに届くかどうか」の心配を取り除くために送ります。 スケジュール調整の際に、ダブルブッキングやドタキャンを防ぐために送るリマインドメールに少し似ていますね。 仕事をするときには、念には念を入れて、極力ミスやトラブルを防ぐためのビジネスメールを送るのが基本マナーです。 仕事では何かをやりっ放しにせず、きちんと相手の返答を得て初めて完了と言えるので注意しましょう。 資料送付の方法は何があるか? そもそも資料を送付するときには、どのような方法が考えられるのでしょうか。 資料送付・書類送付の方法によっては、それに伴う案内メールも形を変えてくることが考えられますので、しっかりと理解しておきましょう。 営業職の場合は、一般的に資料送付・書類送付の機会が多いですが、他の職種でも必要に迫られることはあります。 是非覚えておいてください。 書類送付は郵送が古典的 書類送付と言えば、従来から取り入れられている方法が郵送による送付です。 郵送で送付する利点は、原本を送付できるという点です。 そのため、現在でも資料送付・書類送付のときには、郵送での送付が行われる場面が多いですね。 添付ファイルとしてメールでの送付も可能 しかし近年では、資料を送付する際にメールで送る企業が増えています。 何といってもその即時性が最大のメリットです。 ほとんどの業界・職種において、何らかのかたちでメールを使用する機会があります。 ですから、資料送付の手段としてもメールが利用するのは、時代の流れを考慮すると自然な流れですね。 資料送付・書類送付で気をつけるべき点とは 案内メールを送る目的と、資料送付・書類送付の方法について見ましたね。 案内メールを確認する前にもう一点だけ知っておくべき事項があります。 それは、資料送付・書類送付のときに気をつけるべきことです。 一体何に気をつければいいのでしょうか。 送付するときは宛名を確認しよう 資料を送る際は、確実に宛名を確認しましょう。 万が一、宛名に誤りがあった場合はせっかく案内メールを送っても、肝心の資料が届かないという事態に陥ります。 根本的なことではありますが、そういった点も丁寧にクリアしましょう。 メールで送る際も宛先に注意 メールで送る際も、やはり宛先に注意することが大切です。 誰に送るのかももちろん大切ですが、toで送るのか、あるいはccかbccかにも気をつけるべきです。 適切な人に適切な方法で送らないと大変なことになります。 最悪の場合、情報漏えいで取引中止なんてことにもなりかねません。 近年では、メディアリテラシー・ネットリテラシーという言葉があるように、情報の取り扱いについて議論が交わされています。 それは、何も受け取り側だけではなく、送り手にも求められるスキルです。 資料などを含んだ情報の取り扱いには十分に気をつけましょう。 基本的には資料を発送したその日に案内メールを送ります。 資料がお客様に届いてから送るのはマナーとしてよくありませんので注意してください。 この度は当スクールの資料をご請求いただきまして、誠にありがとうございます。 ご請求いただいた資料を本日発送致しましたのでご連絡いたします。 資料がお手元に届きましたら、内容をご確認の上、是非ともご検討のほど、宜しくお願いいたします。 それでは、今後ともよろしくお願いいたします。 資料送付漏れや送付忘れをチェック出来るようにメールに資料を添付した旨を書くことをオススメします。 また、送付する資料のファイル名もご注意ください。 会社で保存している際のファイル名が必ずしもお客様にとってわかりやすいとは限りませんので、案内メールを出す前に確認が必要です。 先日のお問い合わせに関する資料を、 メールの添付ファイルにてお送りいたします。 ご査収の程、よろしくお願いいたします。 何かご不明点がございましたら、お手数ではございますが、ご連絡いただきますよう、お願い申し上げます。 それでは、今後ともよろしくお願い申し上げます。 新規のお客様の場合、お礼と次につながる工夫をして案内メールを送る必要があります。 例えば、キャンペーンのお知らせやクーポンを同封したり、案内メールで商品の魅力をアピールするなど工夫してみてください。 早速ではございますが、本日カタログをお送りいたしました。 手元に届きましたら、内容をご確認いただき、ぜひご検討のほど、宜しくお願いいたします。 1のシェアを誇っている商品でございます。 特に軽量でありながら、丈夫なボディとどんなシーンにも合うシンプルなデザインが好評を得ております。 また現在、初めてのお客様を対象に下記キャンペーンを開催しておりますので、合わせてご検討いただければと思います。 当商品に関して何かご不明点がございましたら、 お気軽にお問い合わせ頂ければと存じます。 資料送付・書類送付の案内メールは例文を参考に!お客様を不快にさせない正しい書き方で! 資料送付・書類送付の案内メールの書き方と例文について紹介してきましたが、いかがでしたでしょか。 資料請求をしてきたお客様は少なからず、あなたの会社、商品に興味を持った方です。 そのため、たかが案内メールと思わず、お客様を不快にさせず、さらに次につなげる工夫をしたビジネス向きのメール文を作成していきましょう。 郵送の際もメールでの添付ファイルの際も、資料送付のメールは、会社の業績に関わる大事なビジネスメールです。 この機会に資料送付メールのポイントを掴んでおきましょう。

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資料・書類送付の案内状の書き方》送付状・送り状・書類・文例・例文

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相手先会社名・氏名 左上に送り先の相手先会社名と氏名を記載します。 これもビジネス文書において必ず左上です。 相手先から名刺を頂いた場合には、名刺を元に記載します。 株式会社などは(株)などと略すのは失礼にあたるのでやめましょう。 相手先会社名・氏名の後ろには「御中」や「様」をつけます。 会社名、部署名には「御中」、個人名には「様」をつけます。 この時「御中」と「様」の両方はつけないように注意しましょう。 書類作成者会社名・氏名 右上に(日付の下)に書類の作成者の会社名と氏名を記載します。 基本的には、会社名、住所、電話番号(FAX番号)、氏名の4点を記載します。 見積書や請求書であれば、会社の社印(角印)や担当者の印を押印しますが、送信状の場合は印鑑は押印しないのが通例です。 送信した書類について聞きたいことなどあるかもしれませんから、必ず電話番号とfax番号も記載しましょう。 1月 初春の候 新春の候 厳冬の候 7月 盛夏の候 仲夏の候 猛暑の候 2月 立春の候 早春の候 残寒の候 8月 残暑の候 晩夏の候 立秋の候 3月 春分の候 春陽の候 浅春の候 9月 初秋の候 新秋の候 秋冷の候 4月 春暖の候 陽春の候 仲春の候 10月 仲秋の候 秋涼の候 秋晴の候 5月 新緑の候 薫風の候 立夏の候 11月 晩秋の候 向寒の候 菊花の候 6月 小夏の候 入梅の候 梅雨の候 12月 師走の候 初冬の候 寒冷の候 6. 記、以上 記、以上は、書類の中で伝えるべき内容について箇条書きで記載するときの書き方です。 記を用いる時には、以上で締めます。 必ず「記」は文書の中央に位置し「以上」は文書の1番最後、右下に位置します。 以上は締めの言葉ですので、以上の下には文章を続けないようにしましょう。

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書類送付案内テンプレート(Word版)の詳細情報 : Vector ソフトを探す!

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提出遅れをする際の5つの注意点• 提出が遅れたときのお詫びメール、送付状の書き方 書類の郵送、提出が遅れたときの5つの注意点 提出しなければいけない書類の郵送や提出が遅れてしまったときには、焦ってしまい、頭が真っ白になってしまいますよね。 慌てて提出したいところですが、相手の信頼を得るために注意しておきたい5つのポイントを紹介します。 起こってしまったミスは、どのようにリカバーするのかが重要です。 ミスを反省しつつも、取引先の信用を失わないようにするための方法を知っておきましょう。 1.提出が遅れる場合はできるだけ早めに連絡をする 提出が遅れることがわかった場合は、 できるだけ早い段階で連絡をすることが重要です。 遅れそうになっても「今から頑張ったらギリギリ間に合うかな……」と、遅れそうなことを報告しない方もいらっしゃるでしょう。 しかし、提出日になってから「遅れます」と報告することは、 先方に迷惑がかかってしまいます。 数時間でも遅れる可能性がある場合は、「もしかしたら遅れてしまう可能性がある」ということをできるだけ早い段階で伝えておくことがマナーです。 2.提出がいつ頃になるのかを報告する 提出が遅れることを伝えるだけでは「遅れるのはわかったけれど、いつ届くの?」と相手を不安にさせてしまいます。 できるだけ遅れを少なく伝えたいがために、無理な期限を設定してしまいがちですが、新たに設定した期限までも遅れてしまった場合、大きく信用を失ってしまいます。 新しい提出期限は、できるだけ無理のない現実的な日時を伝えるようにしてください。 3.遅れの理由は事前に電話で説明しておく 書類の郵送や提出を遅れたときには、メールだけではなく、できるだけ 電話で遅れていることをお詫びし、 理由を説明することがおすすめです。 直接電話で伝えることで、より真摯に対応している印象を与えられます。 重要な書類の場合は、先方も「提出日ギリギリなのに連絡がこないな」と不安に思っている可能性もあります。 先方からリマインドされる前に、自分から状況を伝えるようにしてください。 また、社内書類の提出が遅れる場合は、すぐに上司や提出先の人に「遅延の旨と遅延理由」を伝えておきましょう。 簡単な書類なのに遅れている場合、 先方は「多分忘れているだろうな」とわかっているケースがほとんどです。 無理な言い訳をすると油に火を注いでしまい、かえって逆効果になってしまう恐れがあります。 決して言い訳はせずに「失念しておりました」「私の不手際です」と自らの非を認め、誠心誠意お詫びするようにしましょう。 4.送付状・メール文ではお詫びの言葉を最小限にする 郵送しなければいけないものの提出が遅れている場合、すぐに郵送したい気持ちはわかりますが、郵送で書類を送付するのは書類の郵送、提出が遅延した理由を電話で説明した「 後」です。 書類に同封する送付状には、長々と遅延の理由を説明することは不要。 先方がさらに不快な思いをする可能性が高いからです。 送付状でのお詫びの言葉は必要最低限にして、ビジネスレターとして適した文章を作成しましょう。 例文を後ほど紹介するので、参考にしてみてください。 また、上記と同様の理由で、書類を郵送した後に送るメールにおいても長々と遅延の理由を記す必要はありません。 5.郵送後にお詫びメールを送る 書類の郵送や提出が遅れた場合、郵送後に送付状とは別にお詫びメールを送りましょう。 メールには郵送した書類を「 いつ発送して、いつ到着するのか」まで記載します。 追跡番号がわかっている場合は相手に伝えておくこともおすすめです。 また、社内で書類提出が遅れた場合、お詫びメールと提出書類を同時に送ります。 「社外向け・郵送遅延の謝罪メール」と「社内向け・提出遅延のお詫びメール」の文例を参考に、しっかりと相手にお詫びの気持ちを伝えましょう。 【例文】書類の郵送が遅れたときのお詫びメール 提出が遅れたときには、以上のポイントを押さえて、お詫びをしなければいけません。 相手に誠意が伝わるように、ビジネスマナーを守った文面でお詫びしましょう。 社外向けの例文 提出が遅れたことをメールで謝罪する際には、件名を見ただけで「遅れたことに対するお詫びメール」だと伝わるように執筆しましょう。 書類郵送の遅延により貴社に大変なご迷惑をかけてしまいましたこと、 心よりお詫び申し上げます。 今後このようなことがないように十分留意してまいります所存です。 大変恐縮ではございますが、何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。 今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。 ============================== 社内向けの例文 社内向けに送る場合は、お詫びのメールと同時に提出してもOKです。 しかし、遅れることがわかった時点で直接知らせておくようにしましょう。 ご確認を、どうぞお願いいたします。 今後は提出が遅れないように十分留意してまいります所存です。 引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。 ============================== 提出が遅れた場合の送付状の書き方 送付状としてお詫びの文面を作る場合には、メールよりも丁寧に文章を作る必要があります。 送付状やお詫びの手紙を書くことはあまり多くないため、「どうやって書いたら失礼にならないのかわからない」という方も多いでしょう。 今回紹介する送付状の書き方のポイント例文を元にして、お詫びの気持ちが伝わる送付状を作成してください。 「時候の挨拶」は省略しよう 送付状を作るときには、「時候の挨拶」を入れることが一般的です。 しかし、お詫びの送付状は急ぎの書状になるため、 「時候の挨拶」は省略するのが無難。 「晩春の候」などと書くと、悠長でのんきな印象になってしまうからです。 また、頭語は「 謹啓」を使うことがおすすめです。 一般的に利用される「拝啓」よりあらたまった印象を与えられます。 普段使わない言葉を使うことによって、「深くお詫びしている態度」を表現できます。 「拝啓」を使う場合、結語は「敬具」になるように、頭語にはそれぞれセットとなる結語が存在します。 「謹啓」を頭語とした場合、結語は「謹白」です。 きちんと頭語と結語がセットになっているか確かめた上で、封をしてください。 送付状に書くべき「お詫びの言葉」 送付状に書くべきお詫びの言葉は、簡潔にまとめることがポイントです。 「大変遅くなり、申し訳ございません」「私の不手際で遅くなりましたこと、心よりお詫び申し上げます」「書類送付が遅くなりまして、大変御迷惑をおかけいたしました。 深くお詫び申し上げます」などが挙げられます。 「大変遅くなり、申し訳ございません」• 「私の不手際で遅くなりましたこと、心よりお詫び申し上げます」• 「書類送付が遅くなりまして、大変御迷惑をおかけいたしました。 深くお詫び申し上げます」 心がけておきたいのは、通常のビジネスレターよりも 丁寧な語調にすること。 例えば「申し訳ありません」よりも「申し訳ございません」のほうが、お詫び状やお詫びメールには適切な語調になります。 【例文】お詫びの言葉を綴った送付状 では実際に、お詫びの言葉を綴った送付状の例文を確認しましょう。 ============================== 謹啓 時下ますます御清祥の御事とお慶び申し上げます。 平素より格別なお引き立て(御愛顧)を賜り、誠にありがたく御礼申し上げます。 さて、大変遅くなりましたが、以下の書類をお送り致します。 御査収賜れば幸いでございます。 今回は私の不手際で御迷惑をおかけ致しましたこと、深くお詫び申し上げます。 今後とも相変わらぬお付き合いを賜りますよう、伏して(心より)お願い申し上げます。 謹白 ============================== 「格別なお引き立てを賜り」の部分は「御愛顧を賜り」。 「伏してお願い申し上げます」は「心よりお願い申し上げます」と変更することもできます。 相手との関係性や、謝罪の程度によって適切な言葉を使うようにしましょう。 提出遅れが発生した場合は、前後の対応がポイント.

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